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Solução integrada de BSC e BI MicroStrategy permite ao CIEE-RS acompanhamento de resultados em tempo real

Com a implementação da metodologia de Balanced Scoredcard associada a uma solução de business intelligence, instituição gaúcha consegue difundir para todos os níveis gerenciais indicadores que norteiam a estratégia da empresa.

Visão estratégica das informações, agilidade e eficiência na comunicação, além de definição de metas mais apuradas e melhores práticas de gestão. Estes foram os benefícios alcançados pelo CIEE - RS, instituição filantrópica não-governamental, de direito privado e auto-sustentável, com a implementação de uma solução de BI da MicroStrategy, principal fornecedora mundial de soluções de Business Intelligence. A plataforma dá suporte à aplicação de Balanced Scorecard (BSC) da instituição e abrange a área de produção, onde estão concentradas informações a respeito de clientes, número de contratos ativos, cadastro de estudantes, informações sobre acompanhamento de vagas, recrutamento, etc. Com sede em Porto Alegre, 16 Unidades Operacionais e mais de 100 postos de atendimento na Região Metropolitana e interior do Estado, o CIEE-RS presta serviços a empresas, escolas, estudantes e comunidade em geral, captando oportunidades junto às empresas e administrando programas de estágio, incluindo o acompanhamento e a formalização da situação do estudante.

Segundo Newton Sérgio Piantá Correa, Controller do CIEE-RS, antes da implementação do BI, embora a instituição possuísse uma base de dados primários, não era possível ter uma visão única dos dados, ou seja, as informações não fluíam por não estarem consolidadas em um local e por não permitirem o cruzamento entre si. “O BI, aliado ao mapa estratégico criado pelo nosso BSC, possibilitou a definição de indicadores, que podem ser replicados a todas as unidades. É viável agora saber o andamento da organização horizontal e verticalmente, no que diz respeito à comunidade em geral, área financeira, processos e mercado. Desde a alta administração até os funcionários, todos compartilham o mesmo pensamento estratégico e têm uma visão consolidada do que é primordial para a tomada de decisões. A solução MicroStrategy também forneceu condições técnicas, parametrizando, analisando e compartilhando as informações, para a criação das metas. Com isto, foi possível definir uma linha de atuação ideal, que todos devem seguir”, ressalta Correa.

Outro ponto chave da solução MicroStrategy, além do ganho com a qualidade da informação, foi a agilidade do acesso aos relatórios e informações. O BI, de acordo com Nadia Scapin Bertini, supervisora de Tecnologia da Informação do CIEE-RS, permitiu um posicionamento diário dos resultados, antes contabilizados manualmente em planilhas de excel mês a mês. Alguns cruzamentos demoravam de dois a três dias para ficarem prontos, o que ocasionava muitas vezes a perda de prazo. Hoje, os usuários têm acesso on line ao que aconteceu no dia anterior.

Ao todo são 21 usuários, sendo cinco alocados na sede e os outros em cada uma das Unidades Operacionais. Todos acompanham os indicadores da entidade com controle de acesso, ou seja, cada um dos gestores e a diretoria enxergam os números da empresa como um todo, enquanto cada supervisor vê apenas os resultados de sua região. São analisadas informações sobre dados de produção, bem como indicadores de desempenho da empresa, como financeiros (resultado bruto, líquido, rentabilidade, despesas de operação), de mercado (contratos ativos, valor de BAES pagas, market share), entre outros. ”Com o projeto de BSC inserido na solução de BI da MicroStrategy foi possível difundir para todos os níveis da organização os indicadores que norteiam a estratégia da empresa, por meio de painéis consolidados que possibilitam a visualização das informações em formato amigável. Outro ponto importante é que, por meio de filtros de segurança, vários usuários podem enxergar os mesmos painéis, porém apenas com os dados que lhe interessam diretamente”, detalha Nadia.

Em relação à escolha da plataforma, a supervisora de tecnologia explica que foi necessário um longo processo de análise, inclusive por meio de protótipos, e também de uma completa consultoria. O CIEE-RS optou em agosto de 2005 pela solução MicroStrategy , por meio de seu distribuidor e parceiro local, a DBC Company. “Além de agregar ao nosso BSC e atender todos os requisitos exigidos pelo planejamento estratégico elaborado, a MicroStrategy era uma das poucas empresas a possuir um parceiro local, evitando alguns custos que teríamos se o fornecedor da tecnologia estivesse em outro estado. A DBC já atende 12 outros clientes MicroStrategy no RS, o que favorece também a questão de formação de profissionais”, exemplifica.

Jerônimo Lima, consultor de planejamento estratégico da Mettodo – Reflexão Estratégica, empresa responsável por todo o desenvolvimento e acompanhamento do mapa estratégico, treinamento e definição da forma como o CIEE-RS deveria utilizar o BI juntamente com o BSC, também reafirma os resultados positivos com a MicroStrategy. “Buscávamos uma solução que desse suporte ao que estávamos planejando, pois os dados antes compilados em planilhas excel não eram 100% confiáveis. O interessante é que os gestores assimilaram a cultura, tendo como base principalmente a solução da MicroStrategy, e estão tirando proveito total da agilidade e do tráfego de informações confiáveis proporcionados por ela”, finaliza.

Sobre a MicroStrategy

Fundada em 1989, a MicroStrategy é líder global em tecnologia de business intelligence (BI). A MicroStrategy disponibiliza software para relatórios integrados, análises e monitoramento, que auxiliam as organizações líderes de todo o mundo a tomarem melhores decisões de negócios, todos os dias. A escolha pela tecnologia MicroStrategy se dá por suas habilidades técnicas avançadas, capacidade de análise sofisticada e superior escalabilidade de dados e de usuários. Mais informações sobre a MicroStrategy (Nasdaq: MSTR) estão disponíveis no web site www.microstrategy.com.

MicroStrategy e MicroStrategy Business Intelligence são marcas registradas da MicroStrategy Incorporated nos Estados Unidos e em diversos países. Outros nomes de produtos e companhias mencionados aqui podem ser marcas registradas de seus respectivos proprietários.